عند التفكير في إقامة إحدى الفاعليات أو المؤتمرات في المملكة يجب أولاً الإطلاع على الشروط والضوابط القانونية التي سنها القانون ووضعها لتنظيم عملية إقامة الفاعليات والمؤتمرات بها، وفي هذه السطور نتعرف على القواعد والشروط التي ينبغي الاطلاع عليها والإلتزام بها عند التنظيم لإحدى الفاعليات بالمملكة.

القواعد التي ينبغي الإلتزام بها عند إقامة إحدى الفاعليات بالمملكة
1-يجب إستخراج التراخيص اللازمة قبل إقامة أي فاعلية بالمملكة، ويعد البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات هو الجهة الرسمية المنوط بها إصدار مثل هذه التصريحات.

2-الإلتزام بتطبيق التعاليم الإسلامية والضوابط الدينية وعدم مخالفتها بأي شكل من الأشكال.

3-يجب الإلتزام بإستخدام اللغة العربية كلغة رسمية للملتقى أو المؤتمر، وفي حالة تعذر تطبيق هذا الشرط يجب توفير ترجمة من اللغة الأجنبية التي يتم تنظيم المؤتمر بها إلى اللغة العربية.

4-يجب أن يكون عدد الأفراد الحضور 50 شخصاً على أقل تقدير، ويمكن أن يتجاوز العدد 50 ولكن يجب ألا يقل عن ذلك.

5-يجب أن يسمى المؤتمر بإسم لائق وغير منافي للآداب العامة أو للغة العربية، كما يمكن إضافة إسم مختصر للمؤتمر وذلك لتمييزه، ولكن في الوقت ذاته يجب أن يكون الإسم فريداً من نوعه للالتزام بحقوق الملكية الفكرية.

6-لا يمكن للجهة المنظمة للمؤتمر أو الفاعلية الإعلان عنه قبل الحصول على الموافقة المبدئية لإقامته من البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات، ولكن يمكن لها البدء في الانشطة الترويجية والدعائية عقب الحصول على هذه الموافقة.

7-يعد بيع الموافقات المبدئية لإقامة المؤتمرات أمراً غير قانونياً ولا يجوز العمل به ” الحصول على الموافقات وبيعها من الباطن”، ولكن يمكن العمل مع بعض الشركات لتقوم بالحصول على الموافقات لصالح جهات معينة.

8- هناك عدة فئات يمكنها التقدم للحصول على موافقة البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات وهذه الجهات هى:

-شركات تنظيم الفاعليات والمؤتمرات، وهى شركات مرخص لها للقيام بهذه الأعمال.
-الجامعات الحكومية أو الأهلية.
-الغرف التجارية الصناعية.
-النقابات أو الجمعيات المهنية الطبية أو العلمية ،أو الأهلية أو التعاونية الحاصلة على تراخيص رسمية.

9-تقع مسؤلية تطبيق القواعد السابقة على عاتق الجهة المنظمة للمؤتمر ولا يتحمل البرنامج الوطني أي مسؤلية مادية أو أدبية في حالة إخفاق المنظم عن الإلتزام بالشروط السابق ذكرها.

10-أما بالنسبة لأحداث المؤتمر فيجب ألا تقل مدته عن 4 ساعات وألا تتجاوز 7 أيام على أقصى تقدير.

11-يجب أن يقام المؤتمر داخل إحدى قاعات المؤتمرات المستقلة أو داخل قاعة مؤتمرات بإحدى الجامعات، أو قاعات المؤتمرات داخل الفنادق ولكن يجب أن تكون هذ القاعات حاصلة على ترخيص من البرنامج الوطني، وعلى منظم المؤتمر التأكد من هذه النقطة.

12-يجب أن ينص العقد بين منظم الفاعلية ومكان إنعقادها على حصول المكان على ترخيص لإقامة الفاعليات والمؤتمرات حيث أن إقامة المؤتمرات لدى إحدى الجهات الغير مرخصة هو أمر غير قانوني.

13-كما يمكن الحصول على ترخيص بشكل إستثنائي من البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات بإقامة مؤتمر بإحدى المنشآت المؤقتة المطابقة لإشتراطات الدفاع المدني.

14-يجب أن يحظى المسؤل عن تنظيم المؤتمر بخبرة علمية تؤهله للنجاح في إدارة هذا المؤتمر.

15-على الجهة المنظمة للمؤتمر إعداد برنامج قائم على أسس علمية من أجل تحقيق أهداف المؤتمر.

16-يجب الإلتزام بالآداب العامة وعدم الإساءة إلى أي من رموز المملكة أو القادة أو تعزيز أي نعرة قبلية داخل المؤتمر.

17-على الجهة المنظمة للمؤتمر تسجيل بيانات المتحدثين داخل المؤتمر والتأكد من بياض صفحتهم الأمنية وسجلهم الأخلاقي من أي سوابق تضر بسمعة المؤتمر.

على جميع الجهات الراغبة في تنفيذ إحدى الفاعليات الإلتزام بالشروط السابق ذكرها وذلك لتجنب التعرض للمسائلة القانونية.